• ERP系统内部控制的纵深发展与实施路径探析

    2023.05.04

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一般单一型内部控制计划的制定主要有三种规划思路:按部门划分、按项目划分以及按流程划分。由于ERP系统本身采用流程导向的设计理念,因此基于流程进行内部控制规划更符合其系统特性,也具有更强的实践性。已有学者通过研究证实,依据ERP商业周期流程来设计相应的内部控制计划具备可行性。需要强调的是,流程导向的内部控制规划必须建立在清晰、合理的业务流程基础之上。因此,企业在实施ERP系统的过程中,对现有业务流程进行系统梳理和细化优化至关重要。

 

围绕业务流程,企业的财务和审计人员需与业务人员紧密协作,共同分析在信息技术环境下,企业在订单处理、采购、库存管理、生产计划、制造执行、质量控制、物流配送及人力资源管理等环节的业务流程、管理流程与信息流程所呈现的新特征,并据此制定相应的内部控制规则。在具体规划过程中,首先应明确业务流程中各项作业活动之间的逻辑关系与相互衔接;其次,为每项作业制定明确的操作规范与评价指标;第三,界定各任务单元之间的组合关系,并为每项任务设定清晰的标准和要求。

 最终,任务目标的设定应包含定量与定性指标;随后,将每项任务明确分配给负责执行的具体人员或功能模块,并将上述定量与定性指标作为其绩效评估的依据。与此同时,由于任务最终需由组织单元实施,过程中涉及权责的明确划分,从而使流程规划与组织架构设计实现了有效结合。此外,在业务流程的实施中,往往还需统筹多个内部控制项目,因此能够实现组织、项目与流程三者的有机整合。

 在ERP项目实施的需求分析与系统开发阶段,企业需重视与开发团队之间的充分沟通。在通过前两个阶段明确内部控制框架及方案后,企业应在正式启动ERP项目时,向供应商的IT人员清晰、准确地阐述其内部控制的设计目标与具体规划。不同企业在管理流程和商业周期方面存在显著差异,因此几乎没有任何企业能够直接采用ERP供应商提供的标准系统而不作任何定制化调整。

 在引入ERP系统初期,企业需进行全面需求分析,并与供应商充分沟通,确保将自身的具体需求有效融入系统设计中。在此过程中,企业还应将既定的内部控制方案整合至ERP系统内。因此,在项目启动阶段,企业须依据内部控制蓝图,与供应商深入沟通,明确界定在战略层面的控制范围、控制程序及控制方法。同时,ERP供应商也需高度重视与用户的持续对接与协作,在领导决策、管理执行和业务操作三个层级开展充分沟通与培训,以推动双方在概念和理解上达成一致。尽管如此,将ERP系统中的内部控制机制具体落实仍是一项复杂且需细致推进的工作。

 除了向供应商的IT人员详细说明流程和业务需求,以便将部分内部控制措施嵌入系统之外,企业还需认真听取技术团队的建议,明确哪些内部控制功能不能完全依赖计算机信息系统,而仍需以传统方式执行。换言之,必须认识到ERP环境下的内部控制系统本质上是一个人机协同的系统。只有通过供需双方的深入沟通与共同努力,才能构建起完整且有效的ERP内控机制。

在建立ERP内部控制系统时,应从核心模块入手,逐步扩展并最终在ERP实施阶段实现全面集成。建议以财务模块作为起点,逐步推进内部控制体系的整合。由于财务模块在ERP系统中具有重要地位,甚至可将其视为整个系统的核心,因此优先在财务环节实施关键内部控制措施较为合理。此外,财务与各项业务活动紧密关联,任何业务操作的发生都会实时反映在财务信息中,这使得从财务角度对业务成本与费用进行监控和管理变得更为可行和高效,从而支撑内控目标的实现。

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